Темы так называемых социальных писем разнообразны: это может быть поздравление, выражение соболезнования или изъявление благодарности, объявление или приглашение. Адресатами подобных писем могут быть ваши близкие друзья или знакомые, сотрудники или подчиненные, деловые партнеры и даже люди, вам лично не знакомые, но представляющие для вас интерес как потенциальные клиенты.
Тон и стиль социальных писем могут разниться в зависимости от ваших отношений с корреспондентом, но все должно объединять одно качество искренность. И еще: пожалуй, за исключением объявлений, в них не должно содержаться никакого намека на бизнес: получатель не должен прочитать между строк, что посредством этого письма вы надеетесь улучшить свои дела.
Бумага для писем такого рода может быть меньшего формата, чем для обычного делового письма. В зависимости от близости ваших отношений с адресатом они могут быть написаны от руки, напечатаны на машинке или даже выполнены профессиональным художником.
При написании таких писем следует придерживаться золотой середины: сердечность не должна переходить в фамильярность, тонкая грань между личными и служебными отношениями не должна преступаться.

 1. поздравления
2. выражение соболезнования
3. выражение благодарности
4. приглашения
5. объявления
 
 
 

Поводов для поздравления встречается достаточно: это продвижение по службе, назначение на новую должность, получение награды, присвоение ученой степени и, наконец, свадьба, прибавление семейства, юбилей и уход на пенсию.
Независимо от того, пишете ли вы своему близкому другу или деловому партнеру, ваше письмо должно быть искренним и доброжелательным. Оно может быть коротким, но достаточно личным.
В любом поздравлении должны содержаться следующие обязательные элементы:

 - письмо должно начинаться с поздравления;
- повод для поздравления должен быть упомянут;
- заканчивайте выражением своего доброжелательного отношения к адресату. Никогда не пишите в заключение "Good luck", что подразумевает скорее везение, чем заслуженное достижение.

Если ваш знакомый потерял близкого человека, следует напрвить ему письмо с выражением соболезнования... хотя это довольно трудная задача.
Такое письмо дает вашему корреспонденту понять, что вам известно о его потере и вы разделяете его горе и готовы помочь и поддержать его. Следовательно, письмо должно звучать просто и искренне и выражать печаль и уважение. Следует избегать выражения "I am sorry" как клише, которое в подобном случае будет выглядеть неэмоционально и неискренне.
Выражение соболезнования должно начинаться с упоминания его повода. Это должна быть просто констатация факта, а не подробности, которые могут причинить адресату боль. В письме может присутствовать слово "death", но обстоятельства смерти описываться не должны.
Письмо должно быть кратким; его можно закончить предложением помощи.

 

Dear Mr.Summers,  I would like to extend the deep sympathy of all of us at Jason  Associates.  We had the privilege of knowing and working with Edith for  many years, and her friendly presence will be sadly missed.  Please consider us your friends and telephone us if we can be  of any help.  Sincerely,

 

Dear Hal,  Roseann and I were deeply saddened to learn of your great loss.  We hope the love you and Edith shared will help comfort you in the  days ahead.  If there is anything we can do for you, now or in the future,  please let us know.  With much sympathy,

Письма с выражением благодарности следует посылать новым клиентам при открытии ими счета или первой покупке. Но это далеко не единственный повод для благодарности: обязательно благодарите за подарки, оказанные услуги, гостеприимство и пожертвования.
При получении поздравления также следует поблагодарить своего корреспондента.
Письмо, содержащее выражение благодарности, должно быть искренним, простым и кратким. В идеале письмо должно содержать следующие элементы: слово "спасибо" в начале письма, искреннее изъявление благодарности, и, в заключение, выражение вашего доброжелательного отношения к адресату.
Никогда не пишите в конце письма "Thank you again".

 

Dear Mr.Houston,  Thank you very much for referring Natalie Slate to us. We are,  of course, pleased to take on a new client. But even more, we appreciate  your confidence in our legal services and your willingness to communicate  this confidence to others.  Be assured that we will continue to make every effort to live up  to your expectations.  Cordially,

 

Dear Lucy,  Thank you for the wonderful set of cookbooks. This thoughtful  gift helped to make my birthday a very special occasion.  Sincerely,

Объявления о таких событиях, как открытие выставки, предварительные просмотры, демонстрации и т.п., обычно помещаются в газетах, но лишь посредством личной переписки вы можете подобрать действительно избранный круг приглашенных.
Официальные приемы требуют официального приглашения.
Личное приглашение должно звучать сердечно и искренне, официальное же быть более формальным. Последнее пишется от третьего лица. В любом случае обязательно сообщиет дату, время и место приема и повод.
И последнее: официальные приглашения следует заканчивать R.S.V.P., что сокращенно означает французскую фразу "repondez s'il vous plait", т.е. "пожалуйста, сообщите, сможете ли вы прийти".

 

THE BROOKDALE CHAMBER OF COMMERCE requests the pleasure of your company at a dinner honoring the Honorable Stacy Coughey Wednesday, the third of June at seven o'clock The Stardust Room of the Excelsior Hotel R.S.V.P.

 

Пожалуй, именно объявления рассчитаны на установление непосредственной связи с клиентами. Они могут иметь разную форму. Что касается официальных объявлений, то они по форме и содержанию напоминают официальные приглашения. Нередко в одном письме содержатся и объявление, и приглашение.
Сообщение об открытии нового филиала, повышении сотрудника в должности или переводе его на другую работу может иметь форму как официального, так и неофициального объявления.