Кредитные заявки на потребительские тавары от частных лиц обычно оформляются на специальных бланках. В них указываются домашний адрес и адрес предприятия, название банка и номер счета чаще всего оформляется в виде делового.Если предприятие недавно учреждено, ему может понадобиться кредит для закупки сырья или основных фондов. В приложении к письму такого рода должны быть кридитные рккомендации от банков или других организаций, которые могут открывать кредит.
February 3, 19__ Standard Electric Corporation
Dear Sirs: Enclosed is our purchase order 121 for 6 four-slice toasters, model 18E. We would like to place this order
on open account according to your
You may also check our credit standing with the following companies: The Kenso Clock Company, 150 Ottawa,
N.W., Grand Rapids, Michigan
National Kitchen Products, Inc.,
55 East Main Street, Round Lake Park,
Eastern Electric Corporation, 750
East 58 Street, Chicago,
Please let us know your decision
regarding our credit as well as an
Sincerely yours, Bruce Kretchmer |
В некоторых организациях, например, в университетах, универмагах, есть специальный кредитный отдел, куда передаются запросы на кредит. В этом отделе хранится информация о платежеспособности организаций или отдельных лиц, и вопрос о предоставлении кредита решается там. В тех организациях, где подобного отдела не существует, пишут запрос на информацию о платежеспособности тем, кто давал рекомендацию на кредит. Письмо должно содержать уверения в конфиденциальности. В него можно вложить конверт с обратных адресом.
February 7, 19__ Ms. Peggy Sawyer
Dear Ms. Sawyer: Krethmer's Appliance Store, 1135
State Street, Chicago, has placed an
We would appreciate your sending
us information regarding Kretchmer's
A reply envelope is enclosed for your convenience. Sincerely yours, STANDARD ELECTRIC CORPORATION Milton Smedley
|
February 14, 19__ Mr. Milton Smedley
Dear Mr. Smedley: We are happy to send you, in confidence,
the credit information you
Mr. Kretchmer, who was appliance
department supervisor at Lillian's
His appliance store, at 1135 State
Street, was opened last December. For
On the basis of our experience with
him, we believe Mr. Kretchmer to be
Yours truly, THE FIRST BANK OF CHICAGO Peggy Sawyer
|
Кредит предоставляется в случае, если все рекомендации положительны. Независимо от того, кто делает заявку: торговый агент или частное лицо, письмо о предоставлении кредита должно:
February 18, 19__ Mr. Bruce Kretchmer
Dear Mr. Kretchmer: It is my pleasure to welcome you
as an SEC credit customer, for your
Your first order, for 6 Model 18E
toasters, will be ready for shipment
On the first of each month, we will
prepare a statement of the previous
Arlene Ryan, your personal SEC sales
representative, will visit you
We are delighted that SEC can be
a part of your store's beginnings and
Sincerely yours, Milton Smedley
|
В некоторых случаях на кредитную заявку приходится давать отказ. Отказ должен быть обоснован и в то же время завуалирован в целях такта и защиты тех, кто давал неблагоприятные рекомендации. Чтобы придать отказу позитивный характер, предложите адресату внести оплату целиком либо обратиться в будущем, тем самым вы скрасите неприятное содержание вашего письма.
August 10, 19__ Mr. Donald Cortland
Dear Mr. Cortland: Thank you for your recent application
for a Hans $ Meyer charge account.
An impartial credit investigation
indicates that your present financial
Of course, Mr. Cortland, you are
always welcome to shop at Hans & Meyer's
Cordially yours, |
Даже при самом тщательном анализе
платежеспособности клиен- та возможны просчеты. Если задолженность просрочена,
вам необходимо написать требование на платеж. Сразу возникает вопрос, как
получить назад свои деньги и в то же время сохранить клиента, иными словами,
письмо должно быть "принудительным" без ярко выраженного принуждения. Старайтесь
поэтому убедить, а не заставить. Такт в данном случае достигнет лучших
результатов, чем ирония и злость. Помните об этом.
По энергичности выражаемого требования
письма данной тематики можно разделить на несколько групп. Первоначально
требование на возмещение просроченного платежа пишете в наиболее мягкой
форме. Если долг не возращается, становитесь более настойчивы. Только в
случае полной неудачи в последнем письме угрожаете передать дело в суд.
Соответственно будет меняться и тон письма от мягкого и позитивного до
требовательного и жесткого. Интервалы между письмами могут быть различными:
от десяти дней до месяца в начале, до одной-двух недель при дальнейшей
переписке. В каждом вашем письме должна содержаться следующая информация:
Сухая выписка из вашего ежемесячного балансового отчета напоминает клиенту о его просроченном платеже. Если ответа нет, через неделю можете выслать аналогичное послание, которое может отличаться от первого тем, что там будет стоять штамп "Past Due" или "Please Remit". Можете вложить в конверт записку, составленную на основе отчета, напоминающую клиенту о просроченном платеже. Ее язык должен быть официален и сух. В первых посланиях подобного рода избегайте эмоций.
Если первые две попытки исчерпали себя и результат не достигнут, ваше письмо должно приобрести более эмоциальный и личностный характер, однако пока оставаться дружественным по тону. Покажите, что задолженность расценивается как оплошность. Тон письма должен демонстрировать уверенность в том, что клиент намерен платить. Сделайте ударение на зависимости деловой активности адресата от погашения долга, а не на самой задолженности.
Dear __________:
Snow may still be on the ground,
but the first signs of spring are already
When you send us a check for $_________,
now ______________ past due, you
Oversights, of course, do happen,
but we know you won't want to miss the
Sincerely yours, |
Dear ____________ :
We are truly at a loss. We cannot
understand why you still have not
Although you have been a reliable
customer for _______ years, we are
Sincerely, |
В конце концов оплата должна быть потребована. Возможно, что только угроза судебного вмешательства заставит клиента заплатить. Письмо может подписать уже не управляющий отдела кредитования, а администратор более высокого уровня, что придаст письму больший вес и внушительность и покажет клиенту серьезность создавшейся ситуации. В то же время вы должны дать последний шанс заплатить, прежде чем предпримете последние шаги.
Dear _________ :
Our Collection Department has informed
me of their intention to file suit
Before taking this action, however,
I would like to make a personal
Therefore, I ask that you get in
touch with me by the _____________ of
Truly yours, |
Dear Mr. Marsh:
Thank you for your check for $200.
The balance remaining on your account
Since you have requested an extension,
we offer you the following payment
If you have another plan in mind,
please telephone my office so that we
Sincerely yours, |