КРЕДИТНЫЕ ПИСЬМА И ТРЕБОВАНИЕ ВОЗМЕЩЕНИЯ
ПРОСРОЧЕННЫХ ПЛАТЕЖЕЙ
Кредит означает покупку товаров в рассрочку. Давая возможность покупать сейчас; а платить позже, вы тем самым увеличиваете объем своих продаж. И в условиях рыночной экономики торговля в кредит занимает все большее и большее место.
Безусловно, прежде чем давать кредит, необходимо удостовериться в платежеспособности вашего клиента. Кредитные письма включают в себя следующую корреспонденцию:  
 
 

1. ЗАЯВКА НА КРЕДИТ

Кредитные заявки на потребительские тавары от частных лиц обычно оформляются на специальных бланках. В них указываются домашний адрес и адрес предприятия, название банка и номер счета чаще всего оформляется в виде делового.Если предприятие недавно учреждено, ему может понадобиться кредит для закупки сырья или основных фондов. В приложении к письму такого рода должны быть кридитные рккомендации от банков или других организаций, которые могут открывать кредит.

 
KRETCHMERS' APPLIANCE STORE
1135 State Street
Chicago, Illinois 60688

February 3, 19__ 

Standard Electric Corporation 
2120 Oak Terrace 
Lake Bluff, Illinois 60044 

Dear Sirs: 

Enclosed is our purchase order 121 for 6 four-slice toasters, model 18E. 

We would like to place this order on open account according to your 
regular terms. Our store has been open ed for two months, and you may 
check out credit rating with Ms. Peggy Sawyer, branch manager of the 
First Bank of Chicago, 1160 State Street, Chicago, Illinois 60688. 

You may also check our credit standing with the following companies: 

The Kenso Clock Company, 150 Ottawa, N.W., Grand Rapids, Michigan 
49503. 

National Kitchen Products, Inc., 55 East Main Street, Round Lake Park, 
Illinois 60733 

Eastern Electric Corporation, 750 East 58 Street, Chicago, 
Illinois 60637 

Please let us know your decision regarding our credit as well as an 
approximate delivery date for our first order. 

Sincerely yours, 

Bruce Kretchmer

2. ЗАПРОС ИНФОРМАЦИИ О ПЛАТЕЖЕСПОСОБНОСТИ

В некоторых организациях, например, в университетах, универмагах, есть специальный кредитный отдел, куда передаются запросы на кредит. В этом отделе хранится информация о платежеспособности организаций или отдельных лиц, и вопрос о предоставлении кредита решается там. В тех организациях, где подобного отдела не существует, пишут запрос на информацию о платежеспособности тем, кто давал рекомендацию на кредит. Письмо должно содержать уверения в конфиденциальности. В него можно вложить конверт с обратных адресом.

 
STANDARD ELECTRIC CORPORATION
2120 Oak Terrace
Lake Bluff, Illinois 60044

February 7, 19__ 

Ms. Peggy Sawyer 
Branch Manager 
The First Bank of Chicago 
1160 State Street 
Chicago, Illinois 60688 

Dear Ms. Sawyer: 

Krethmer's Appliance Store, 1135 State Street, Chicago, has placed an 
order with us for $120 worth of merchandise and listed you as a credit 
reference. 

We would appreciate your sending us information regarding Kretchmer's 
credit rating. We would especially like to know how long the owner, Bruce 
Kretchmer, has had an account with you and whether or not any of his 
debts are past due. We will, of course, keep any information we receive 
in the strictest confidence. 

A reply envelope is enclosed for your convenience. 

Sincerely yours, 

STANDARD ELECTRIC CORPORATION 

Milton Smedley 
Credit Department

3. ОТВЕТ НА ЗАПРОС О ПЛАТЕЖЕСПОСОБНОСТИ
Ответ на подобный запрос формулируется достаточно сжато, сообщаемая информация должна быть подвергнута жесткому отбору: нужно сообщить о сумме задолженности, предоставленных ранее кредитах, дате открытия счета, скорости выплаты задолженности и т.д. Поскольку под угрозу может быть поставлена репутация предприятия или частного лица, свою точку зрения нужно выражать очень осторожно. И даже в том случае, если информация неблагоприятна, нужно ограничиться только констатацией фактов, чтобы избежать возможности быть привлеченным к суду за клевету. Укажите также в письме, что вы надеетесь на сохранение конфиденциальности.

 
THE FIRST BANK OF CHICAGO
1160 State Street
Chicago, Illinois 60688
 

February 14, 19__ 

Mr. Milton Smedley 
Credit Department 
Standard Electric Corporation 
2120 Oak Terrace 
Lake Bluff, Illinois 60044 

Dear Mr. Smedley: 

We are happy to send you, in confidence, the credit information you 
requested concerning Mr. Bruce Kretchmer, owner of Krethmer's Appliance 
Store. 

Mr. Kretchmer, who was appliance department supervisor at Lillian's 
Department Store until last fall, had personal checking and savings 
accounts with us for the past ten years. His accounts were always 
in order. 

His appliance store, at 1135 State Street, was opened last December. For 
this undertaking, he borrowed $8,000 from this bank and has begun making 
regular payments against the loan. We are unaware of any further 
outstanding debts he may have. 

On the basis of our experience with him, we believe Mr. Kretchmer to be 
credit worthy. 

Yours truly, 

THE FIRST BANK OF CHICAGO 

Peggy Sawyer 
Branch Manager

4. ПИСЬМО О ПРЕДОСТАВЛЕНИИ КРЕДИТА

Кредит предоставляется в случае, если все рекомендации положительны. Независимо от того, кто делает заявку: торговый агент или частное лицо, письмо о предоставлении кредита должно:

 
STANDARD ELECTRIC CORPORATION
2120 Oak Terrace
Lake Bluff, Illinois 60044

February 18, 19__ 

Mr. Bruce Kretchmer 
Kretchmer's Appliance Store 
1135 State Street 
Chicago, Illinois 60688 

Dear Mr. Kretchmer: 

It is my pleasure to welcome you as an SEC credit customer, for your 
request for credit has been approved. 

Your first order, for 6 Model 18E toasters, will be ready for shipment 
on Monday, February 22. 

On the first of each month, we will prepare a statement of the previous 
month's purchases. Your payment is due in full on the tenth. With each 
statement, you will also receive a supply of order forms and return 
envelopes. 

Arlene Ryan, your personal SEC sales representative, will visit you 
some time next week. In addition to bringing you catalogs and samples, 
she will explain our special dealer options, such as advertising 
campaigns and rebate programs. 

We are delighted that SEC can be a part of your store's beginnings and 
look forward to serving you for many years to come. 

Sincerely yours, 

Milton Smedley 
Credit Department

5. ПИСЬМО ОБ ОТКАЗЕ В КРЕДИТЕ

В некоторых случаях на кредитную заявку приходится давать отказ. Отказ должен быть обоснован и в то же время завуалирован в целях такта и защиты тех, кто давал неблагоприятные рекомендации. Чтобы придать отказу позитивный характер, предложите адресату внести оплату целиком либо обратиться в будущем, тем самым вы скрасите неприятное содержание вашего письма.

 
HANS & MEYER'S
1010 Broadway
New York, NY 10033

August 10, 19__ 

Mr. Donald Cortland 
20-67 Kissena Blvd. 
Queens, NY 11203 

Dear Mr. Cortland: 

Thank you for your recent application for a Hans $ Meyer charge account. 
However, we believe it would not be in your best interest to grant you 
credit at this time. 

An impartial credit investigation indicates that your present financial 
obligations are substantial. We fear that adding to those obligations 
could jeopardize your sound credit standing in the community. 

Of course, Mr. Cortland, you are always welcome to shop at Hans & Meyer's 
where we will try our best to serve you in anyway possible. And if, in 
the future, your obligations should be reduced, feel free to happy again 
for a charge account. We shall be delighted to reconsider. 

Cordially yours,

6. ТРЕБОВАНИЕ ВОЗМЕЩЕНИЯ ПРОСРОЧЕННОГО ПЛАТЕЖА

Даже при самом тщательном анализе платежеспособности клиен- та возможны просчеты. Если задолженность просрочена, вам необходимо написать требование на платеж. Сразу возникает вопрос, как получить назад свои деньги и в то же время сохранить клиента, иными словами, письмо должно быть "принудительным" без ярко выраженного принуждения. Старайтесь поэтому убедить, а не заставить. Такт в данном случае достигнет лучших результатов, чем ирония и злость. Помните об этом.
По энергичности выражаемого требования письма данной тематики можно разделить на несколько групп. Первоначально требование на возмещение просроченного платежа пишете в наиболее мягкой форме. Если долг не возращается, становитесь более настойчивы. Только в случае полной неудачи в последнем письме угрожаете передать дело в суд. Соответственно будет меняться и тон письма от мягкого и позитивного до требовательного и жесткого. Интервалы между письмами могут быть различными: от десяти дней до месяца в начале, до одной-двух недель при дальнейшей переписке. В каждом вашем письме должна содержаться следующая информация:

Большая часть просроченных платежей оплачивается в течение десяти дней, и почти все они оплачиваются в течение месяца. По истечении месяца - время принимать конкретные действия. А теперь рассмотрим процесс взимания долга в его различных стадиях.

 

  • Шаг первый.
  • Сухая выписка из вашего ежемесячного балансового отчета напоминает клиенту о его просроченном платеже. Если ответа нет, через неделю можете выслать аналогичное послание, которое может отличаться от первого тем, что там будет стоять штамп "Past Due" или "Please Remit". Можете вложить в конверт записку, составленную на основе отчета, напоминающую клиенту о просроченном платеже. Ее язык должен быть официален и сух. В первых посланиях подобного рода избегайте эмоций.

     

  • Шаг второй.
  • Если первые две попытки исчерпали себя и результат не достигнут, ваше письмо должно приобрести более эмоциальный и личностный характер, однако пока оставаться дружественным по тону. Покажите, что задолженность расценивается как оплошность. Тон письма должен демонстрировать уверенность в том, что клиент намерен платить. Сделайте ударение на зависимости деловой активности адресата от погашения долга, а не на самой задолженности.

     

  • Шаг третий.
  • Dear __________: 

    Snow may still be on the ground, but the first signs of spring are already 
    budding. And we know you will be planning your Spring Sales soon. You may 
    already have your order in mind. 

    When you send us a check for $_________, now ______________ past due, you 
    will guarantee that your next order will be promptly filled. 

    Oversights, of course, do happen, but we know you won't want to miss the 
    opportunity, not only of stocking up for the coming season, but of taking 
    advantage of our seasonal ad campaign as well. 

    Sincerely yours,

    Ваше третье послание также должно сохранять дружественный тон, несмотря на то, что это уже с трудом удается. Вы все еще уверены, что клиент намерен уплатить. Однако здесь нужно потребовать объяснения отсрочки. Аппелируйте к порядочности клиента, его желанию сотрудничать с вами в дальнейшем, его обязательности. Подчеркните ваше желание сохранить его незапятнанную репутацию и кредитную линию. Постарайтесь убедить в том, что клиент сам заинтересован в немедленной оплате, укажите на опасность, которой он себя подвергает, не платя долг. Дайте почувствовать вашу озабоченность создавшейся ситуацией.

     
    Dear ____________ :  

    We are truly at a loss. We cannot understand why you still have not 
    cleared your balance of $ ___________ , which is now ___________ overdue. 

    Although you have been a reliable customer for _______ years, we are 
    afraid you are placing your credit standing in jeopardy. Only you by 
    sending us a check today, can insure your reputation and secure the 
    continued convenience of buying on credit. 
    We would hate to lose a valued friend, Mr./Ms._____ . 
    Please allow us to keep serving you. 

    Sincerely,

  • Шаг четвертый.
  • В конце концов оплата должна быть потребована. Возможно, что только угроза судебного вмешательства заставит клиента заплатить. Письмо может подписать уже не управляющий отдела кредитования, а администратор более высокого уровня, что придаст письму больший вес и внушительность и покажет клиенту серьезность создавшейся ситуации. В то же время вы должны дать последний шанс заплатить, прежде чем предпримете последние шаги.

     
    Dear _________ : 

    Our Collection Department has informed me of their intention to file suit 
    as you have failed to answer any of our requests for payment of $_______, 
    which is now _________________ overdue. 

    Before taking this action, however, I would like to make a personal 
    appeal to your sound business judgment. I feel certain that, if you 
    telephone me, we can devise some means to settle this matter out of 
    court. 

    Therefore, I ask that you get in touch with me by the _____________ of 
    the month so that I may avoid taking steps which neither of us would 
    like. 

    Truly yours,

    В случае, если клиент указывает причину острочки или вносит частичную выплату, отправку требования можно прекратить. Например, клиент задолжал по счету 800 дол. за два месяца и высылает вам чек на 200 дол., в ответ на это вы можете отправить письмо следующего содержания:

     
    Dear Mr. Marsh: 

    Thank you for your check for $200. The balance remaining on your account 
    is now $600. 

    Since you have requested an extension, we offer you the following payment 
    plan: $200 by the 15th of the month for the next three months. 

    If you have another plan in mind, please telephone my office so that we 
    may discuss it. Otherwise, we will expect your next check for $200 
    on September 15. 

    Sincerely yours,