ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА
 
Необходимо отметить ряд существенных деталей по поводу того, как правильно оформить письмо. Именно его внешний его внешний вид формирует первое впечатление читателя. Еще не прочитав ни единого слова, он уже составил определенное мнение на основании того, как выглядит Ваше письмо, как оно напечатано.
Когда черновик письма уже составлен и вы готовы его напечатать, помните о трех вещах:
1. Письмо должно быть напечатано через один-два интервала. Между абзацами интервал должен быть удвоен. Качество печати должно быть отличным. Ошибки не затираются, используйте "штрих" или вклейки.
2. Следуйте логике, когда делите ваше письмо на абзацы, но не забывайте при этом о его внешнем виде. Если за абзацем в одну строку следует другой в семь-восемь, письмо много потеряет в плане оформления. Желательно разбивать письмо на абзацы приблизительно одинаковой величины.
3. Не забывайте о полях, которые должны быть со всех сторон. Если письмо короткое, не печатайте его в самом верху страницы, если оно слишком длинное, не старайтесь уместить на одном листе.

 

ЧАСТИ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА
Вертикальное расположение
Горизонтальное расположение
Абзацы, содержащие особую информацию
Оформление конверта
Пунктуация
Постскриптум


Вертикальное расположение

В то время как горизонтальное расположение письма может быть различным, в его вертикальном расположении существует определенный стандарт.
1. Название и адрес вашей компании. Используется только для первой страницы письма.
2. Дата пишется через пять строк через после указанного в пункте первом.
3. Адрес получателя, тот же, что и на конверте.
4. Конкретный адресат: в случае, если письмо отправляется на адрес компании или организации, но вы хотите чтобы оно было вручено конкретному человеку, заглавными пунктами пишется слово "ATTENTION" и имя получателя.
5. Обращение. Старайтесь обращаться по имени. В том случае, если оно неизвестно, можно в качестве обращения использовать титул или должность адресата. Обращения типа "Dear Sir", "Dear Madam", "Gentlemen" возможны, но помните, что они придают письму официальный тон.
6. Заглавие или тема письма. Хотя эта позиция и необязательна, но, указав тему письма, вы лишний раз продемонстрируете свое вежливое отношение к адресату. Ему сразу станет ясно, заслуживает ли письмо немедленного внимания. Тему письма также следует подчеркивать или написать заглавными буквами.
7. Непосредственно текст письма.
8. Вежливое, формальное завершение письма. Для вежливого официального способа завершить письмо могут быть использованы следующие стандартные фразы: "Yours truly", "Truly yours", "Sincerely yours", "Respectifully yours". Фамильярности в данном случае следует избегать. Например, фразой "Best wishes" можно завершить письмо в том случае, если адресат вам хорошо знаком. Такие выражения, как "Fondly", "Love", лучше приберечь для частной переписки.
9. Название вашей компании. Этот пункт часто опускается в менее формальной переписке. Название следует ставить, если автор письма пишет не от своего лица, а от имени всей компании. Но поскольку эта информация стоит в начале письма, некоторые не ставят подпись в конце вовсе.
10. Имя написавшего, его должность и звание. Печатается четырьмя строками ниже предшествующего пункта, чтобы оставить место для подписи.
11. Инициалы автора и инициалы исполнителя письма. Инициалы автора пишутся большими буквами, затем через дробь и двоеточие маленькими буквами - инициалы напечатавшего письмо. Благодаря этому всегда можно узнать, кем оно было подготовлено.
12. Перечень приложений. Если таковые имеются, то необходимо написать слово "Enclosure" и составить список прилагаемых документов. Это будет гарантией того, что вложенные в письмо важные бумаги не будут случайно выброшены в мусорную корзину вместе с конвертом.
13. В случае, если копия письма была направлена другому адресату, в конце вы ставите знак "cc" и имя этого человека.

 
FLANAGAN'S DEPARTMENT STORE 
12207 Sunset Strip 
Los Angeles, California 91417
June 7, 19__ 

Ketchum Collection Agency 
1267 Hollywood Boulevard 
Los Angeles, California 91401 

ATTENTION: MS. TERRY ROBERTS

Gentlemen: 

Subject: Mr. Gary Daniels, Account #69 112 003 

We would like to turn over to your services the account of 
Mr. Gary Daniels, 4441 Natick Avenue, Sherman Oaks, California 91418. 
The balance on Mr. Daniels' account, $829.95, is now 120 days past due
and, although we have sent him four statements and five letters, we 
have been unable to collect his debt. 

Mr. Daniels is employed by West Coast Furniture Showrooms, Inc. He 
banks at the Natick Avenue branch of Third National City Bank and has 
been a customer of ours for four years. We have enclosed his file for 
your reference. 

We are confident that we can rely on Ketchum as we have in the past. 
Please let us know if there is any further information with which we 
can furnish you. 

Sincerely yours, 

FLANAGAN'S DEPARTMENT 
STORE 

Martha Fayman 
Credit Manager 

MF/wg 

Enclosure 

cc Mr. Norman Hyman 

Горизонтальное расположение

Существует пять способов горизонатльного расположения материала делового письма на английском языке.
1. Все части письма начинаются от края левого поля. Это самый быстрый и традиционный способ.

 
NATIONAL ORGANIZATION OF RETIRED PERSONS
Freeport High School
Freeport, Vermont 66622 

October 14, 19__ 

Ms. Iva Stravinsky 
Attorney-at-Law
200 Center Street
Freeport, Vermont 66621

Dear Ms. Stravinsky: 

Subject: Guest Lecture 

The members of the Freeport chapter of the National Organization 
of Retired Persons would indeed be interested in a lecture on
"The Social Security Act: What It Means to You". Therefore, with 
much appreciation, I accept your offer to address our club.

The NORP meets every Tuesday at 8 P.M. in the auditorium of Freeport 
High School. The programs for our meetings through November 20th have
already been established. However, I will call you in a few days to
schedule a date for your lecture for the first Tuesday after the 
20th that meets your convenience.

The membership and I look forward to your lecture on a topic so
important to us all.

Sincerely yours

NATIONAL ORGANIZATION OF RETIRED PERSONS

Henry Purcell
President

HP/bm

2. Все части письма начинаются от края левого поля, КРОМЕ даты, вежливого завершения, названия компании и имени автора, которые начинают печатать от горизонтального центра страницы. конкретный адресат и тема письма также могут быть напечатаны от центра страницы.

 
NATIONAL ORGANIZATION OF RETIRED PERSONS 
Freeport High School 
Freeport, Vermont 66622 
 
October 14, 19__ 

Ms. Iva Stravinsky 
Attorney-at-Law
200 Center Street 
Freeport, Vermont 66621 

Dear Ms. Stravinsky: 

Subject: Guest Lecture 

The members of the Freeport chapter of the National Organization 
of Retired Persons would indeed be interested in a lecture on 
"The Social Security Act: What It Means to You". Therefore, with 
much appreciation, I accept your offer to address our club. 

The NORP meets every Tuesday at 8 P.M. in the auditorium of Freeport 
High School. The programs for our meetings through November 20th 
have already been established. However, I will call you in a few 
days to schedule a date for your lecture for the first Tuesday after 
the 20th that meets your convenience.

The membership and I look forward to your lecture on a topic so 
important to us all. 

Sincerely yours, 

    Henry Purcell 
    President 

HP/bm 

3. Расположение такое же, как и в письме второго типа, за исключением того, что каждый абзац текста начинается с красной строки.

 
NATIONAL ORGANIZATION OF RETIRED PERSONS 
Freeport High School 
Freeport, Vermont 66622
 
October 14, 19__

Ms. Iva Stravinsky 
Attorney-at-Law 
200 Center Street 
Freeport, Vermont 66621 

Dear Ms. Stravinsky: 

    Subject: Guest Lecture
     The members of the Freeport chapter of the National Organization
of Retired Persons would indeed be interested in a lecture on 
"The Social Security Act: What It Means to You". Therefore, with 
much appreciation, I accept your offer to address our club. 

     The NORP meets every Tuesday at 8 P.M. in the auditorium of 
Freeport High School. The programs for our meetings through November 
20th have already been established. However, I will call you in a 
few days to schedule a date for your lecture for the first Tuesday 
after the 20th that meets your convenience. 

     The membership and I look forward to your lecture on a topic so 
important to us all.

     Sincerely yours, 

     Henry Purcell 
     President 

HP/bm 

4. Этот способ расположения мало чем отличается от первого. Только дата пишется на той строке, на которой начинается адрес, с правой стороны, и кончается у правого поля. Инициалы автора и исполнителя, перечень приложений пишутся в конце письма справа, на строках, где расположены подпись, имя и должность или титул написавшего. Если соединить крайние точки письма, то получится прямоугольник. Этот способ расположения позволит вам вместить более длинное письмо на одной странице. Имейте в виду, что длина строки должна быть не менее 50 знаков, чтобы различные позиции, расположенные на одной строке, не сливались.

 
NATIONAL ORGANIZATION OF RETIRED PERSONS 
Freeport High School 
Freeport, Vermont 66622
 
Ms. Iva Stravinsky 
Attorney-at-Law 
200 Center Street 
Freeport, Vermont 66621 
October 14, 19__
 
Dear Ms. Stravinsky:
SUBJECT: GUEST LECTURE

The members of the Freeport chapter of the National Organization 
of Retired Persons would indeed be interested in a lecture on 
"The Social Security Act: What It Means to You". Therefore, with 
much appreciation, I accept your offer to address our club. 

The NORP meets every Tuesday at 8 P.M. in the auditorium of Freeport 
High School. The programs for our meetings through November 20th have
already been established. However, I will call you in a few days to 
schedule a date for your lecture for the first Tuesday after the 
20th that meets your convenience. 

The membership and I look forward to your lecture on a topic so 
important to us all.

Sincerely yours 

NATIONAL ORGANIZATION OF RETIRED PERSONS 

Henry Purcell
President 

HP/bm 

5. Горизонтальное материал располагается так же, как и в письме первого типа. Кроме этого: ни традиционное приветствие, ни вежливое завершение письма не используются; тема письма пишется заглавными буквами, слово "Subject" не пишется вообще; имя и должность или титул автора также пишутся заглавными буквами. Этот способ наиболее экономичен, но очень обезличен, поэтому следует упомянуть имя адресата в тексте письма хотя бы один раз.

 
NATIONAL ORGANIZATION OF RETIRED PERSONS 
Freeport High School 
Freeport, Vermont 66622

October 14, 19__ 

Ms. Iva Stravinsky 
Attorney-at-Law 
200 Center Street 
Freeport, Vermont 66621 

GUEST LECTURE
 

The members of the Freeport chapter of the National Organization 
of Retired Persons would indeed be interested in a lecture on 
"The Social Security Act: What It Means to You". Therefore, with 
much appreciation, I accept your offer to address our club. 

The NORP meets every Tuesday at 8 P.M. in the auditorium of Freeport 
High School. The programs for our meetings through November 20th have
already been established. However, I will call you in a few days to 
schedule a date for your lecture for the first Tuesday after the 20th
that meets your convenience. 

The membership and I look forward to your lecture on a topic so 
important to us all.
 

HENRY PURCELL, PRESIDENT 

HP/bm 

Абзацы, содержащие особую информацию

Если письмо содержит в себе какие-либо специальные цифровые данные или выкладки по ценам, то они оформляются особым абзацем - красной строкой в пять интервалов справа и слева и пробелом в одну строку сверху и снизу.

 
FRANKLIN AND GORDON OFFICE SUPPLIES, INC.
72-01 Lefferts Boulevard 
Rego Park, New York 11206

September 15, 19__ 

Robert Nathan, CPA 
222 Bergen Street 
New Orleans, Louisiana 77221 

Dear Mr. Nathan: 

We appreciate your interest in Franklin and Gordon office and 
are delighted to send you the information you requested: 

Ruled ledger paper, by the ream only, costs $25; with the 
purchase of six or more reams, the price is reduced to $22
per ream, a savings of at least $18. 

Black, reinforced ledger binders are $14 each; with the 
puschase of six or more binders, the price is only $12 each, 
a savings of at least $12. 

Because we are the manufacturers of many other fine office supplies, 
ranging from ball-point pens to promotional novelties, we have enclosed
for your consideration a copy of our current catalog. Should you decide
to place an order, you may use the convenient order form in the center.
of the catalog.

Please let us know if we may be of further assistance. 

Sincerely yours, 

FRANKLIN AND GORDON OFFICE SUPPLIES, INC. 

George Gillian 
Customer Service Manager 

GG:jc 
Enclosure 

Оформление конверта

Адрес на конверте указыается тот же самый, что и в письме. На конверте названия штатов могут быть написаны в сокращенном виде, в соответствии с планом кодов почтовых зон США. На стандартном деловом конверте при написании адреса назначения отступают примерно десять сантиметров слева и четырнадцать строк сверху. В соответствии с требованиями почтовых служб адрес должен писаться строго в одном определенном месте. Код почтовой зоны пишется после названия штата, а под ним никакой информации быть не должно. Имя конкретного адресата не ставится вместе с адресом, а следует с интервалом в четыре строки под обратным адресом, который печатается в верхнем левом углу. Спецаильные пометки типа Airmail, Certified Mail и т.д. ставятся справа под почтовой маркой.

 
FLANAGAN'S DEPARTMENT STORE 
12207 Sunset Strip 
Los Angeles, CA 91417 
Attention Ms. Terry Roberts  Registered Mail
 
Ketchum Collection Agency
1267 Hollywood Boulevard 
Los Angeles, CA 91401
Пунктуация

В тексте письма знаки препинания употребляются согласно общих правил. В элементах оформления они либо не используются вовсе, либо только после обращения (двоеточие) и вежливого завершения (запятая), причем обязательно одновременно. После обращения запятая не ставится, это принято только в личной переписке.

 

Постскриптум

Лучше вообще избегать постскриптума. Если письмо хорошо продумано, то вся необходимая информация должна войти в его текст. Тем не менее, если без постскриптума не обойтись, его оформляют так же, как и другие абзацы текста, начиная буквами "P S" или "P.S.".